Глава 2. Психология и этика коммерческой деятельности

Заказ работ на Zaochnik.com



2.1. Понятие о профессиональной психологии, этике, этикете

Рассмотрим эти дефиниции.

Что такое психология? Есть несколько определений этого понятия: “наука о закономерностях развития и функционирования психики как особой формы жизнедеятельности”, “наука о закономерностях, развитии и формах психической деятельности человека”. Психика — это особенности характера, душевный склад человека. Коммерческая психология — это профессиональная психология, означающая психическую деятельность человека в коммерческой среде.

Успех деятельности коммерсанта зависит не только от его общей профессиональной подготовки, но и от знания коммерческой психологии.

Коммерческая психология для продавца — это умение учитывать психологию покупателя на всех этапах торгового обслуживания: учитывать мотивы, причины и цели, которыми руководствуются покупатели при приобретении товара: индивидуальные, половые, возрастные, национальные и другие особенности спроса; психологические особенности воздействия торговой рекламы; психология моды как фактора, влияющего на спрос и предложение.

Коммерческая психология предполагает умение произвести благоприятное впечатление на партнера, поставщика, покупателя и т. д. К понятию психологии близко примыкают понятия этики, этикета.

Этика — система норм нравственного поведения человека или принципы его нравственного поведения.

Профессиональная этика — система норм нравственного поведения в какой-либо профессиональной среде (группе). Эти нормы нравственного поведения человека могут включать честность, обязательность, благородство, верность данному слову и др.

Среди христиан получила широкое распространение христианская этика — не убий, не укради, не лги и т. д. Эти нормы получили отражение в христианских заповедях, которым должен следовать каждый истинный христианин.

Этикет — слово французского происхождения (etiquette), установленный порядок поведения где-либо.

Различают следующие виды этикета:

  1. общегражданский (современный);
  2. дипломатический;
  3. придворный;
  4. воинский;
  5. деловой (профессиональный).

Современный этикет наследует обычаи и традиции практически всех народов от седой древности до наших дней. Народы каждой страны вносят в этикет свои поправки и дополнения, обусловленные общественным строем страны, спецификой ее исторического развития, национальными традициями и обычаями.

Так, из Древнего Рима к нам пришел обычай гостеприимства и хлебосольства. Скандинавы ввели в этикет правило предоставлять самые почетные места за столом наиболее уважаемым гостям. Народы Кавказа издревле уважительно относятся к старшим по возрасту и женщинам: при появлении пожилого человека все встают, а женщина останавливает схватку мужчин — для этого ей достаточно бросить между дерущимися платок.

Любопытные таблички можно встретить в голландских трамваях и автобусах: “Детям от 4 до 19 лет сидеть запрещается”. Попавшему в такой автобус российскому гражданину это кажется поначалу странным. Попробуй нашему бойкому и удобно рассевшемуся парнишке сделать замечание — мама налетит коршуном. У них уважение к старшим и вежливость прививают с малолетства в такой наглядной форме.

Первое печатное пособие по этикету в России появилось в 1717 г. при Петре I и называлось “Юности честное зерцало, или Показания к житейскому обхождению”. Там были, к примеру, такие наставления: “Над ествою не чавкай, как свинья, и головы не чеши, не проглотя куска, не говори, ибо так делают невежи. Часто чихать, сморкать и кашлять не пригоже”, “Не жри, как свинья, и не дуй в ушное (суп), чтобы везде брызгало, не сопи, когда ешь”, “Ногами везде не мотай, когда тебе пить, не утирай губ рукою, но полотенцем… Не облизывай перстов и не грызи костей, но обрежь ножом. Зубов ножом не чисти, но зубочисткой” и т. д.

По указанию Петра I была издана книга Эразма Роттердамского “О правилах хорошего тона” в количестве 100 экземпляров на русском и голландском языках.

Вместе с тем требования этикета не являются абсолютными. Соблюдение их зависит от места, времени и обстоятельств. Поведение, недопустимое в одном месте и при одних обстоятельствах, может быть уместным в другом месте и при других обстоятельствах. Каждый культурный человек должен не только знать и соблюдать основные нормы этикета, но и понимать необходимость определенных правил взаимоотношений. Манеры во многом отражают внутреннюю культуру человека, его нравственные и интеллектуальные качества. Умение правильно вести себя в обществе имеет очень большое значение. Оно облегчает установление контактов, способствует достижению взаимопонимания, создает хорошие устойчивые взаимоотношения.

Следует отметить, что тактичный и воспитанный человек ведет себя в соответствии с нормами этикета не только на официальных приемах, но и дома. Подлинная вежливость, в основе которой лежит доброжелательность, обусловливается природным тактом, чувством меры, подсказывающим, что можно, а чего нельзя делать в тех или иных обстоятельствах. Такой человек никогда не нарушит общественного порядка ни словом, ни поступком, не обидит другого человека, не оскорбит его достоинства.

Вот почему коммерсанту так важно хорошо пользоваться профессиональным этикетом, который поможет ему в ведении профессиональных дел.

2.2. Личностные и профессиональные требования к коммерческому работнику

Коммерческая деятельность является основой торгового бизнеса, а коммерсант, следовательно, — ключевой фигурой в торговом процессе. Ценнейшее же профессиональное качество коммерсанта — умение заключать честные и взаимовыгодные сделки. Это качество напрямую зависит от личностных и профессиональных свойств коммерсанта.

С точки зрения профессиональных требований коммерсант должен иметь достаточно глубокие и широкие специальные познания и навыки в вопросах:

  • закупки и продажи товаров, включая внешнеэкономические операции;
  • маркетинга;
  • управления и права;
  • бухгалтерского учета;
  • финансирования и налогообложения.

Столетие назад торговый бизнес рассматривали как деятельность, не требующую глубокого изучения, исследования. Сейчас такая трактовка торгового бизнеса примитивна и абсурдна. Сфера знаний в торговом бизнесе гораздо шире, чем в любой другой области. Коммерсанту нужно знать не меньше, чем врачу, адвокату или архитектору. Знания по торговому бизнесу буквально неисчерпаемы и охватывают целый ряд предметов. К этому надо добавить постоянные нововведения в производстве товаров, торговле, рекламе и управлении. Поэтому человек, наиболее способный к учению, восприятию информации и ее системному анализу, — это и есть коммерсант.

Нередко можно услышать такое суждение: дайте человеку небольшой магазин — и он сам научится торговать. Научится ли? Вряд ли. Однако независимо от того, чему вы хотите научиться, наилучший способ сделать это всегда один и тот же — изучение и практика. Одного из двух недостаточно. Коммерсант должен знать не только основы, но и конкретику технической, финансовой и маркетинговой политики.

С точки зрения личностных требований коммерсант должен обладать такими характеристиками, как:

  • готовность рисковать и брать на себя ответственность за это. Но рисковать надо умело. Риск — не безрассудное лихачество, а строгий расчет. Умение рисковать связано со способностью предвидеть и просчитывать все возможные варианты;
  • честность, надежность, верность данному слову — требования, без которых невозможен цивилизованный рынок;
  • высокие духовные и физические качества. Надо хотеть и уметь переносить высокие физические нагрузки, работать по 16 часов в сутки и считать это совершенно нормальным.

Профессиональные требования должны включать:

  • стремление не столько к обогащению, сколько служить своему делу;
  • инициативность в поиске дополнительных задач, находчивость, смекалка;
  • дружелюбное отношение к людям, обходительность;
  • лидерство;
  • ответственность;
  • организаторские способности;
  • решительность, быстрота и точность;
  • упорство и целеустремленность.

Цивилизованный коммерсант:

  • убежден в полезности своего труда не только для себя, но и для других, для общества, для государства;
  • исходит из того, что люди, окружающие его, хотят и умеют работать, стремятся реализовать себя вместе с ним;
  • верит в торговый бизнес, расценивает его как привлекательное творчество, относится к торговому бизнесу как к искусству;
  • признает необходимость конкуренции, но понимает и необходимость сотрудничества;
  • уважает себя как личность, а любую личность — как себя;
  • уважает любую собственность, государственную власть, общественные движения, социальный порядок, законы;
  • доверяет себе, но и другим, уважает профессионализм и компетентность;
  • ценит образование, науку и технику, информатику, культуру, уважает экологию;
  • стремится к нововведениям;
  • является гуманистом.

Формируя себя как коммерсанта, необходимо быть вежливым, тактичным, деликатным, доброжелательным и полностью управлять своими эмоциями; следует сформировать имидж коммерсанта, гарантирующий успех.

2.3. Деловой этикет предпринимателя-коммерсанта

Любой коммерсант должен овладеть навыками профессионального поведения, следуя этикету делового человека, который включает:

  • правила представления и знакомства;
  • правила ведения деловых бесед;
  • правила деловой переписки и телефонных переговоров;
  • требования к внешнему облику, манерам, деловой одежде;
  • требования к речи;
  • знание делового протокола и т. п.

Правила представления и знакомства. Необходимо поприветствовать своего собеседника первым, предпочтительно обращаясь к нему по имени и отчеству (не следует злоупотреблять обращением только по имени, да еще в сокращенном варианте — на американский манер, что будет свидетельствовать о подражательстве). В нашей стране по традиции принято уважительно называть людей по имени и отчеству. По именам можно обращаться только к молодым людям, если они не возражают против этого.

Можно называть по фамилии, но с обязательным добавлением слов “господин” или “товарищ” (не пытайтесь искусственно возвышать обращение “господин” в ущерб “товарищу” — это будет свидетельствовать о культурной неразвитости говорящего).

В практике широкое распространение получили визитные карточки. Они позволяют избежать недоразумений в обращении к человеку. Вручая кому-либо визитную карточку, вы тем самым показываете стремление и в будущем поддерживать деловые и личные контакты. Карточки выполняются в основном на белой или пастельных тонов бумаге, где типографским способом должны быть отпечатаны фамилия, имя, отчество, должность, адрес фирмы, номер телефона.

Если коммерсант по служебным делам посещает учреждение или должностное лицо, он, прежде чем начать деловой разговор, обязан представиться, т. е. вначале поприветствовать своего собеседника первым, обращаясь к нему по имени и отечеству, на “вы”, назвать себя, свою должность, потом цель своего визита. Неплохо вручить визитную карточку.

В гостях, на вечерах, ужинах и других подобных мероприятиях для представления лучше прибегать к помощи посредника из числа знакомых гостей или членов семьи, хозяина. Мужчина всегда представляется женщине первым, младших по возрасту следует представлять старшим, а не наоборот. Большое значение при приветствиях имеет манера держаться. На человека, с которым здороваешься, следует смотреть прямо с улыбкой. Неблагоприятное впечатление производит человек, который, протягивая правую руку для приветствия, левую держит в кармане, смотрит в сторону, вниз или продолжает разговаривать с другим человеком. Такая невежливость не располагает к продолжению знакомства. Протягивать вместо руки несколько пальцев или кончики пальцев нетактично. Рукопожатие не должно быть слишком сильным или, наоборот, чрезмерно слабым. Трясти руку неприлично. Не рекомендуется и пожимать ее двумя руками. Если мужчина в момент представления сидит, он обязан встать. Женщина может не вставать, за исключением тех случаев, когда ее представляют даме значительно старше по возрасту или положению.

После представления человек, которому представляют нового знакомого, называет свою фамилию или имя и отчество и добавляет: “Очень приятно”, “Рад с вами познакомиться” или что-либо подобное.

При обращении к незнакомому человеку всегда следует говорить “вы”. На “ты” можно обращаться лишь к близким людям, родным, родственникам, детям, друзьям.

Требования к внешнему облику, манерам, деловой одежде. Коммерсант должен быть всегда опрятен, плохо завязанный галстук или нечищеные ботинки — свидетельство нетребовательности к себе или безразличия к окружающим, рассеянности и несобранности.

Не следует носить одежду ярких цветов или слишком пестрых узоров (в США только один раз в неделю — в пятницу — разрешено носить джинсы, рубашки, а не костюмы).

Мужчинам рекомендуются костюмы спокойных тонов и классических фасонов, однотонные сорочки, тщательно подобранные галстуки.

Женщинам желательно носить классические костюмы, блузки, не использовать никакой бижутерии (значков, цепочек, перстней и т. п.); следует избегать остромодной одежды, не одеваться в мужском стиле, прическа и обувь всегда должны быть в полном порядке.

Официальные приемы требуют определенной одежды, о чем указывается в приглашении: мужчинам — костюм, фрак; женщинам — вечерний туалет.

Необходимо следить за своей походкой: ходить следует с достоинством, твердо, прямо, не вразвалку, не сгибаться.

Не следует сидеть “развалясь” в кресле, раскачиваться на стуле и т. п.

Держите под контролем руки — жесты должны быть сдержанны и целесообразны. Не дотрагивайтесь до собеседника руками — это для него может быть неприятно.

Обладайте чувством меры — всякие отклонения раздражают окружающих и работают против вас.

Не будьте излишне бойкими, но и слишком вялыми, тихими, безразличными.

Следите за впечатлением, которое производите на окружающих, но не ради самолюбования, а для самокоррекции.

Требования к речи. Грамотность, логичность, эмоциональная окраска речи являются обязательным условием любого делового контакта. Следите за правильным употреблением слов, их произношением, ударениями. Избавляйтесь от слов-паразитов “так сказать”, “значит”, “понимаете”.

Избегайте заносчивого и категоричного тона.

Вообще, как указывает Дейл Карнеги, умение говорить — это наикратчайший путь к успеху (оно выводит человека на вершину общественной жизни, придает ему чувство уверенности в своих силах и поднимает над толпой).

Тот, кто обладает приятной манерой речи, пользуется доверием и авторитетом, зачастую превосходящим его действительные способности. Во время деловых контактов очень важно правильно, грамотно, логично, литературно говорить, с эмоциональной окраской речи. Надо следить за правильным употреблением слов, их произношением, ударениями. Избавляйтесь от слов-паразитов, не прибегайте к так называемому сленгу (к вульгарным терминам, искажающим русский язык).

Правила деловой переписки и телефонных переговоров. Деловое письмо должно быть кратким и понятным. Всякое письмо следует начинать с обращения “уважаемый”, а в случае профессиональной дружбы — “дорогой”. Затем следует имя и отчество или фамилия (товарищ, коллега, господин — перед фамилией). Не забывайте об общепринятых “пожалуйста”, “будьте любезны”, “будьте добры”, “заранее благодарю”, “с уважением”, “до свидания”, “до встречи” (заключительная форма вежливости).

Рекомендуется не складывать деловые письма в конверте более чем в 2 раза (текстом внутрь). Наиболее важные письма желательно не складывать, а отправлять в больших конвертах. Отвечать следует не позднее чем через 5 дней. В случае задержки не забудьте попросить извинения и объяснить причину несвоевременного ответа (письма должны быть аккуратно оформлены).

Разговор по телефону должен быть коротким, вежливым и касаться только существа дела.

Представляясь по телефону, необходимо четко назвать не только фамилию, но и имя и отчество. Употребив слова “пожалуйста” или “будьте добры”, попросите нужного вам человека.

Следует знать, что первым впечатлением о вашей коммерческой фирме может быть то, как ее сотрудники отвечают на телефонные звонки.

Голос отвечающего по телефону может создать или разрушить представление о фирме. Поэтому, снимая трубку, следует четко назвать фирму, добавив “доброе утро” или “добрый день”.

Помните: если телефонная связь прервалась, перезванивает тот, кто звонил. Не ведите частных разговоров в присутствии кого-либо.

Правила ведения деловых бесед:

  • высказывайтесь кратко и по существу (россияне любят поговорить и зачастую неясно выражают свои мысли — эго раздражает делового человека);
  • осторожно используйте слово “я”;
  • опирайтесь только на факты, а не домыслы;
  • не увлекайтесь деталями;
  • избегайте назидательности;
  • ищите пути урегулирования сложного вопроса, а не его обострения;
  • при встрече с агрессивно настроенным партнером избегайте конфликтов.

2.4. Организация и ведение деловых переговоров. Деловой протокол

Большая часть рабочего времени коммерсанта приходится на деловые переговоры и деловую переписку в отношении различных коммерческих сделок. Мировой и отечественный опыт накопил немало различных рекомендаций в этой области, наиболее распространенными из которых являются следующие.

Если вы стремитесь быстро заключить сделку, с самого начала продемонстрируйте партнеру свою готовность к сотрудничеству. И тут вступает в силу ваше умение вести переговоры. Проведенные быстро, экспромтом, они, как правило, не дают положительного результата, ибо в этом случае сказывается неподготовленность одной или обеих сторон.

Прежде чем начать переговоры, будь то личная встреча или переговоры по телефону, точно обдумайте, что говорить, представьте себе как можно больше вариантов реакции на начало разговора и будьте настроены на положительный ответ. Назвав себя и представившись, постарайтесь завладеть вниманием потенциального клиента (партнера) с первых же слов. Например: “Мы хотели бы заключить с вами контракт на продажу наших товаров. Вашу торговую фирму мы считаем весьма солидной”.

Старайтесь быть в разговоре предельно кратким в сочетании с ясностью и вежливостью. Если понадобится, предложите точное место и время новой встречи.

Необходимо продумать и создать атмосферу, способствующую заключению сделок. Помещение выбирается удобное (стол, стулья, отсутствие телефона) и такое, чтобы вашему разговору никто не мешал.

Схему переговоров можно принять следующую: приветствие, представление и введение в характер коммерческой сделки (покупка определенного товара или продажа, заключение разовой сделки или долгосрочного контракта и т. п.), предложение о ходе переговоров (час-два, день и т. п.), подробное изложение своих предложений и обязательств, диалог (договор о путях решения разногласий, если они возникли), завершение беседы.

Помните: легче вести переговоры, имея в голове или на бумаге различные варианты.

Прежде всего установите, есть ли у вашего партнера потребность в ваших товарах, а также право на их покупку (лицензия и т. п.) и возможность заплатить за него.

Исходите из того, что ваш партнер по переговорам, так же как и вы, хорошо подготовился к переговорам, знает положение партнера, его цели и может логично аргументировать свои высказывания, не поддаваясь на ваши уловки.

Он, как и вы, представляет интересы своей фирмы, тщательно обдумывает положительные и отрицательные стороны ваших деловых предложений. Такая позиция в переговорах убережет вас от использования негативных приемов в общении с собеседником, например, от попыток намеренно вывести его из равновесия путем затягивания переговоров и т. п. Чтобы переговоры развивались успешно, необходимо сразу же после их начала найти общую с партнером позицию. Начать лучше с самых важных аспектов предмета обсуждения (необходимость покупки конкретного товара), а потом приходить к согласию по принципиальным вопросам (количество, сроки поставки и т. п.) и только после этого к деталям (вид транспорта). Но не останавливайтесь только на собственных интересах — представители другой стороны тогда не увидят для себя никаких преимуществ. Обращайтесь к партнеру как к специалисту в своей области, особо, но не назойливо подчеркивая это.

Большое влияние на атмосферу переговоров оказывает манера речи. Не говорите слишком громко и быстро — у собеседника может сложиться впечатление, что вы навязываете ему свое мнение. Если вы говорите слишком тихо или невнятно, он будет вынужден задавать встречные вопросы, чтобы убедиться, что понял вас правильно. Не торопитесь, ведь при сообщении новой информации собеседнику требуется время для ее осмысления.

Предположим: вы решили продемонстрировать изделие (товар) или показать метод его использования. Дайте клиенту возможность осознать его собственные действия как потенциального потребителя. Независимо от того, насколько прост или сложен данный продукт, цель демонстрации в том, чтобы показать, что с помощью его можно сделать, а не как он это делает. Едва только потенциальный потребитель увидит, что данный продукт (товар) может сделать для него (его фирмы), он уже будет заинтересован независимо от сложности процесса.

Не начинайте переговоры с вопросов, требующих подробного обсуждения; это может привести к срыву переговоров. Подходите к этим вопросам постепенно.

Чтобы быть убедительным, аргументируйте свои высказывания кратко и четко, воздерживаясь от заверений, пустых обещаний. Проявите необходимое терпение. Свое несогласие выражайте конструктивно, не допуская резких выпадов и выражений, унижающих человеческое достоинство.

По возможности используйте высказывание партнера для развития своих мыслей: “Я бы хотел еще раз остановиться на вашем предложении...”. С помощью встречных вопросов уточните, правильно ли вы поняли партнера: “Если я вас правильно понял...”.

Бывает, что переговоры заходят в тупик. Попробуйте рассмотреть проблему с другой стороны; начните новую фазу переговоров с такой психологически приемлемой формулировки: “Подойдем к проблеме с другой стороны” Но не упускайте из виду свою цель (продать товар). Спасая главное, в мелочах можно и уступить (форма оплаты с отсрочкой платежа).

Может случиться, что переговоры увязнут в обсуждении второстепенных вопросов, хотя стороны не пришли еще к согласию по основным пунктам. Тогда отсортируйте уже достигнутые главные результаты и на основании этого определите следующие подлежащие обсуждению моменты. Возможно, вы согласитесь частично отойти от своих требований и найти компромиссное решение. Если же ваше компромиссное предложение совершенно неожиданно для партнера и он не может сразу дать ответ, предоставьте ему возможность подумать (не напирайте на него).

Когда же завершить сделку? Когда партнер готов к этому? В некоторых случаях партнеру можно предложить небольшую уступку, например, если он немедленно купит то, что вы предлагаете. Нередко завершение сделки зависит от доказательства того, что продукция (товар) полезна партнеру. Используйте письменные свидетельства довольных покупкой клиентов. Это важное обстоятельство при завершении сделки, особенно когда партнер колеблется в окончательном решении купить ваш товар. Лучшим приемом с вашей стороны будет посещение вместе с партнером одного из клиентов, который купил у вас продукцию и доволен ею: довольный потребитель свидетельствует в вашу пользу и является идеальным доводом вашего предложения.

Если вы выступаете в роли покупателя, помните: время почти всегда враг продавца, а не ваш. Предлагая сделку, продавец стремится, чтобы покупка была произведена как можно быстрее, а когда вы не соглашаетесь, ему приходится предлагать лучшие условия (например, снизить цену). Будьте готовы уйти из-за стола переговоров в любой момент, даже когда ваши обязанность и долг сказать “да”, скажите “нет”. Ведь у вас еще есть возможность вернуться, но условия сделки при этом будут для вас благоприятнее.

После переговоров целесообразно письменно подтвердить их содержание, например, оформить протокол или заключить договор.

Независимо от того, были переговоры успешными или безрезультатными, их итоги должны быть обсуждены в фирме и проанализированы.

Для анализа результатов переговоров необходимо использовать следующие позиции:

  1. Достижение цели (чего достигли и чего не достигли).
  2. Причины достижения данных результатов, выводы на будущее.
  3. Подготовка переговоров (хорошо ли мы подготовились по содержанию; составу участников; методике; организации).
  4. Настрой на партнера (правильно ли мы настроились на партнера, на его интересы, цели, уровень знаний).
  5. Свобода действий в рамках переговоров (были ли использованы все имеющиеся возможности для достижения соглашения).
  6. Эффективность аргументации (какие аргументы были убедительными для партнера, почему; какие аргументы он отклонил, почему).
  7. Необходимость компромисса (пришлось ли в ходе переговоров пойти на уступки, почему; как теперь можно оценить их последствия).
  8. Участие коллектива — “команды” (оптимальным ли был состав “команды”).
  9. Атмосфера переговоров (что способствовало созданию конструктивной, доброжелательной атмосферы, что препятствовало; наше поведение, поведение партнеров).
  10. Обеспечение успеха. Что помогло найти “полянку взаимодействия”. Каковы перспективы развития отношений с партнером.
  11. Недостатки. Что следует предпринять в связи с тем, что поставленные цели не были достигнуты?
  12. Предложения для успешного решения задач в будущем.

Переговоры могут базироваться на принципах полной искренности, честности, открытости, уважения к другой стороне (о чем мы уже говорили), а могут основываться на принципах скрытости; попыток достижения своих целей за счет другой стороны, в том числе путем обмана. Такие переговоры приводят к конфликтным ситуациям.

Рассмотрим некоторые распространенные приемы нечестных переговоров и варианты реагирования на них.

Намеренный обман. Партнер утверждает нечто заведомо ложное (например, страна—изготовитель духов Франция, а в сущности — это Польша. Сейчас много подделок, “Клима” например. В этих духах вместо 40 всего 20 душистых компонентов).

Однако что делать в случае, если вы выражаете сомнение, ярко демонстрируете обиду и даже оскорбление? Уже в начале переговоров следует подчеркнуть, что вы отделяете все человеческие проблемы (в данном случае обиду) от деловых (качественное состояние товара) и собираетесь проверить все фактические заявления партнера (уместно напомнить, что в магазине продавец не сомневается в вашей честности, однако не отдает покупку, не удостоверившись, что вы ее оплатили).

Никому не позволяйте расценивать ваши сомнения как личный выпад.

Игра на полномочиях. В тот момент переговоров, когда вы считаете, что выработана твердая договоренность, другая сторона объявляет вам, что у нее нет полномочий и прав принимать окончательное решение и идти на уступки и ей необходимо теперь получить одобрение какого-то другого лица.

Это ловушка: если права идти на уступки имеются только у вас, то вы на них и пойдете. Что делать?

Прежде чем приступить к договору по типу “вы — нам (снижаете цену), мы — вам (оплачиваем товар сразу же)”, спросите: “Какими именно полномочиями вы располагаете в данном конкретном случае?” Получив уклончивый ответ, оставьте за собой право пересмотреть любой пункт переговоров или требуйте беседы с лицом, обладающим реальными правами (имеющим право подписи коммерческих сделок, доверенность).

В случае, если ситуация возникла в конце переговоров, можно сказать так: “Если ваше начальство завтра одобрит этот проект, будем считать, что мы договорились. В противном случае каждый из нас волен вносить в проект любые изменения”.

Сомнительность намерений. Другая сторона предлагает вам в качестве условия договора нечто, что, с вашей точки зрения, она выполнять не собирается (например, исполнение заказа в течение двух недель). Выразив уверенность в честности противоположной стороны и малой вероятности нарушения ее условий, внесите в договор достаточно жесткий пункт, предусматривающий санкции в случае несоблюдения условий.

Быть не вполне откровенными — значит обманывать. Ваш противник задает прямолинейные вопросы, которые сводят на нет смысл переговоров: “Сколько бы вы заплатили в случае необходимости?” Ваш возможный ответ: “Давайте не будем искушать друг друга возможностью солгать. Если вы считаете, что мы зря теряем время, что мы с вами не сможем договориться, то доверим наше дело надежной третьей стороне, которая и скажет, есть ли у нас вообще почва для соглашения”.

Плохие условия переговоров. Вы согласились на ведение переговоров на территории делового партнера, видя для себя в этом следующие преимущества: другая сторона будет более внимательно прислушиваться к вашим предложениям и в случае необходимости вам легче будет прервать переговоры.

Однако вы чувствуете, что физическое окружение работает против вас. Вы подозреваете, что неудобное помещение выбрано, может быть, намеренно, чтобы вы стремились побыстрее закончить переговоры и были готовы уступить по первому требованию. Что делать?

Скажите, что вам неудобно. Предложите устроить перерыв, перейти в другое помещение или встретиться в другое время.

Личные выпады: “Похоже, вы не понимаете, о чем идет речь?” и т. п. Партнер может пренебрежительно отнестись к вашему общественному положению, заставить себя ждать, прерывая переговоры для других дел, дать вам понять, что вы невежественны, не слушать вас и несколько раз заставлять повторить только что сказанное, наконец, намеренно не смотреть вам в глаза.

Такое поведение партнеров следует рассматривать как один из приемов психологической борьбы и не обращать внимание на личные выпады (быть выше этого и понимать, что идет психологическая атака).

Деловой протокол. Это порядок проведения деловых встреч. Он особенно важен при осуществлении переговоров.

Условливаться о встрече при переговорах принято не ранее чем за 2—3 дня. При этом заранее следует уточнить вопросы, выносимые на обсуждение, а также продолжительность встречи.

Время начала переговоров принято соблюдать неукоснительно обеими сторонами (во всех западных странах точность считается признаком хорошего тона). Опоздание свыше 15 минут считается большим нарушением правил вежливости. Поэтому необходимо найти способ предупредить о задержке. Нежелательно приходить на встречу и раньше намеченного времени, поскольку ранним появлением можно поставить в неудобное положение пригласивших вас на переговоры.

Деловые переговоры проводятся в специально отведенном и приспособленном для этой цели помещении. Перед каждым участником желательно поставить карточку, на которой указаны фамилия, имя, отчество и фирма, которую он представляет.

Не должно быть нехватки мест (стульев). При необходимости переговоры обслуживаются специально выделенными работниками или приглашенными специалистами.

На столах участники должны найти бумагу и письменные принадлежности; желательно иметь прохладительные напитки. Хорошим тоном будет подать чай, кофе с печеньем. Организацию деловых встреч целиком берет на себя сторона-инициатор.

Зачастую переговоры проводятся в форме протокольных мероприятий, таких как коктейль, фуршет, ужин, ленч, шведский стол, бокал шампанского. Так, ленч — это завтрак в промежутке между 12—13 ч (продолжительностью 1—1,5 ч); чай — с 16 до 18 ч проводят только для женщин (1—1,5 ч); коктейль — с 17 до 18 ч проводится стоя (около 2 ч); обед — наиболее почетный вид приема — проводится вечером в 20—21 ч (продолжительность 2—3 ч); шведский стол представляет собой угощение по принципу самообслуживания, является менее официальным, нежели обед; ужин, как правило, начинается после 21 ч и продолжается около 3 ч; бокал шампанского назначается на 12—13 ч дня и продолжается не более одного часа.

Подготовка приема включает выбор вида приема, составление списка приглашенных, рассылку приглашений, составление плана распределения гостей за столом, составление меню, подготовку помещений, сервировку стола, обслуживание гостей, подготовку тостов, речей.

2.5. Деловые письма в коммерческой работе

Помимо устных переговоров коммерсанты партнеры широко используют деловую переписку, в частности коммерческие письма. Такие письма составляются при заключении и выполнении коммерческой сделки от имени юридического лица и имеют правовую силу, т. е. могут быть обжалованы в суде.

По своему функциональному назначению выделяют три вида коммерческой переписки:

  1. запрос — ответ на запрос;
  2. предложение (оферта) — ответ на предложение (акцент);
  3. рекламация (претензия) — ответ на рекламацию (претензию).

Запрос — коммерческий документ, представляющий собой обращение покупателя к продавцу, импортера к экспортеру с просьбой дать подробную информацию о товарах и направить предложения на поставку товара. В запросе указывается наименование товара и условия, на которых партнеру желательно получить товар, например, количество и качество товара, его модель, марка, цена, сроки поставки, условия платежа. Запрос такого типа входит в группу контрактных документов и используется при подготовке к заключению сделки.

Пример 1

Дата, адрес получателя, должность, Ф. И. О. получателя.
Основываясь на переговорах с вашим представителем в апреле с. г., просим выслать нам коммерческие предложения на люстры из прессованного хрусталя и другие бытовые светильники (бра, торшеры, подвески, настенные лампы) с указанием максимального количества поставки по всем предлагаемым типам.

Ответ на запрос должен быть дан, как правило, в 10-дневный срок, в котором продавец сообщает необходимую информацию, в частности:

  • принятие вопроса к рассмотрению;
  • выяснение возможности поставки интересующего покупателя товара;
  • отказ поставить интересующий покупателя товар;
  • изменение условий поставки (изменение количества товара, модели, марки, сроков поставки и т. п.);
  • обещание направить предложения на поставку интересующего покупателя товара.

Пример ответа на запрос.

Дата, адрес получателя, должность, Ф. И. О. получателя.
Благодарим за запрос на поставку столовых фарфоровых сервизов. В настоящее время мы рассматриваем вопрос о возможности предоставления вам предложения на интересующий вас товар. Наше решение сообщим в ближайшее время.
С уважением _________ (подпись)

В случае, если продавец может сразу удовлетворить просьбу покупателя и поставить интересующий его товар, он направляет ему предложение (оферту), т. е. заявление о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий.

Предложение (оферта) — формальное предложение заключить коммерческую сделку, содержащее все существенные условия соглашения: ассортимент, количество, цены, сроки, ответственность сторон и т. п.

Предложение может быть направлено покупателю как в ответ на его запрос, так и по инициативе продавца.

При этом, как правило, указывается наименование предлагаемого товара, количество, качество, цена, срок поставки, условия платежа, род упаковки и другие условия в зависимости от характера товара.

Пример 2

Дата, адрес получателя, должность, Ф. И. О. получателя.
Мы можем предложить вам цветные телевизоры фирмы “Сони” с экраном по диагонали 51 см (указываются количество, качество, упаковка, условия поставки, цена, срок поставки, условия платежа).
С уважением ________ (подпись)

При ответе на предложение, в случае если покупатель согласен со всеми его условиями, он подтверждает принятие предложения продавцу, и тогда сделка считается заключенной. Принятием предложения является выдача конкретного заказа или заключение договора (контракта).

Если покупатель не согласен с условиями предложения или не заинтересован в закупке предлагаемого товара, он в письменной форме отклоняет его (сейчас по факсу идут коммерческие предложения, но многие коммерческие работники не считают нужным отвечать, тем самым они теряют своих потенциальных партнеров на будущее).

Если покупатель не согласен с каким-либо условием предложения (например, с количеством товара, ценой, сроками поставки и т. п.), он сообщает об этом продавцу и между ними устанавливается переписка или проходят переговоры до тех пор, пока не будет достигнута полная договоренность обо всех основных элементах сделки.

Рекламация (претензия) — коммерческий документ, представляющий собой предъявление претензии к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту (договору) обязательства, и требование возмещения убытков. Рекламации (претензии) могут быть предъявлены в отношении качества, количества товара, сроков поставки, упаковки, маркировки, платежей и других условий договора (контракта).

Рекламация должна содержать следующие данные:

  • основание для предъявления претензий;
  • доказательства — ссылки на нормативные акты и документы (ТУ, акт экспертизы, акт приемки, коммерческий акт);
  • конкретные требования стороны, предъявляющей претензию, например, о замене некачественного товара качественным или об уценке товара; о расторжении контракта и возмещении убытков в связи с невыполнением контракта.

Рекламация предъявляется в письменном виде (заказным письмом) с приложением всех документов, подтверждающих рекламацию и имеющих полную доказательную силу для обеих сторон, и в определенный срок. Если рекламация не может быть урегулирована соглашением сторон, то дело передается в арбитраж, решение которого является окончательными и обязательным для обеих сторон.

Пример 3

Дата, адрес получателя, должность, Ф. И. О. получателя. О возмещении убытков
26 марта 2007 г. ваша фирма отгрузила лобовые стекла для автомобилей “Вольво” по железнодорожной накладной № 248 в количестве 100 штук по счету № 86-516, который был нами оплачен в полной сумме.
При проверке вагона на погранстанции было обнаружено 56 дефектных стекол, которые были вам возвращены, о чем свидетельствует коммерческий акт № 226695/289.
В связи с изложенным просим вас возместить понесенные нашей фирмой “Илона” убытки в размере 5600 долл. США.
Сумму следует перечислить на наш валютный счет № 128345 в КБ “Альфа-банк” код 45 МФО 14.
Приложение: коммерческий акт № 226695/289.

Пример 4

Дата, адрес получателя, должность, Ф. И. О. получателя. О выплате штрафа за просрочку поставки товаров
По контракту № 48 от 10 марта 2007 г. вы обязаны были поставить фирме (АО) “АМО” морозильные камеры по цене 400 долл. США в количестве 50 штук.
Однако в нарушение условий указанного контракта товар был поставлен с опозданием на 10 дней.
На основании § 4 контракта фирма начисляет вам штраф в размере 5% стоимости не поставленного в срок товара на сумму 20 000 долл. США согласно следующему расчету: 5% от 20 000 долл. США = 1000 долл. США.
Просим указанную сумму штрафа перевести в трехдневный срок на наш расчетный счет № 348591 в “Альфа-банк”. В случае неоплаты указанной суммы в установленный срок дело будет передано в арбитраж.

При ответе на рекламацию возможны следующие варианты:

  1. Если решение не принято, сообщается информация о принятии претензии к рассмотрению.
  2. В случае принятия претензии полностью или частично указывается срок и способ ее удовлетворения, если она не подлежит денежной оплате. При денежной оплате указывается признанная сумма, номер и дата платежного поручения.
  3. Если претензия отклоняется полностью или частично, указываются мотивы отказа с соответствующей ссылкой на нормативные акты и другие документы, которые его обосновывают.

Ответ на рекламацию направляется в письменном виде: заказным письмом или по факсу — при удовлетворении претензии; заказным письмом с приложением всех документов — при отказе в удовлетворении претензии.

Примеры ответов на рекламации.

1. Подтверждаем получение вашей претензии № 48 от 15 мая 2007 г. О результатах рассмотрения нами указанной претензии сообщим дополнительно.
2. В удовлетворение вашей претензии № 48 от 15 мая 2007 г. переводим на ваш валютный счет 1000 долл. США.

Формы написания деловых писем практически одинаковы для всех стран. Существует определенный этикет составления деловой корреспонденции и за рубежом, и ему придается большее значение, чем у нас. Например, за рубежом принято на полученное письмо давать ответ в течение недели, поздравительное письмо по случаю какого-либо приятного события высылать в течение недели со дня получения сообщения об этом событии и т. д.

Деловое письмо пишется на бланке фирмы отправителя, на котором изображают эмблему фирмы (или название фирмы), помещают ее полное название, почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, телекса и банковские реквизиты.

Деловое письмо, как правило, состоит из 6 частей:

  • дата, №;
  • адрес получателя, должность, Ф. И. О. получателя;
  • вступительное обращение (“уважаемый или дорогой Алексей Иванович”);
  • основной текст;
  • заключительная формула вежливости (“желаю успехов”);
  • подпись (наименование должности, Ф. И. О.).

Иногда еще следует постскриптум или приложения к письму.

2.6. Коммерческий риск и способы его уменьшения

Риск — важнейший феномен реальной рыночной экономики, обусловленный могущими происходить постоянными изменениями на потребительском рынке, рынке услуг, финансовой сфере, валютными колебаниями и т. п.

При административно-правовой системе риск коммерческой деятельности практически исключается.

Риск в рыночной экономике — это возможное понесение ущерба или убытков вследствие занятия коммерческой деятельностью. Коммерсант рискует многим. Но в то же время наличие фактора риска является мощным стимулом повышения ответственности за принимаемые коммерческие решения, экономии средств и ресурсов (справедливо считается: кто не рискует, тот не выигрывает).

Коммерческий риск возникает как следствие рискованной коммерческой сделки. Кроме того, может быть риск, связанный с действиями конкурентов; риск, связанный с изменением цены; риск, связанный с непредвиденными политическими событиями, имеющими тяжелые последствия для торгового бизнеса.

Помимо этого, в практике торгового бизнеса могут возникнуть:

  • риск потери товара от пожара и других стихийных бедствий;
  • риск уничтожения или порчи груза при транспортировке;
  • риск потери товара от небрежности работников предприятия (бой);
  • риск от вероятной нечестности служащих, что может нанести материальный ущерб фирме;
  • риск невыполнения договорных обязательств партнера (контрагента), от чего зависит прибыль предприятия;
  • риск приостановки деловой активности предприятия.

Для определения степени риска используют два основных метода: статистический и экспертный. В основе статистического метода лежат приемы математической статистики (расчет вариации, дисперсии и стандартного отклонения по показателям финансово-хозяйственной деятельности предприятия). В качестве показателей финансово-хозяйственной деятельности, как правило, используют отношение прибыли к затратам или к инвестициям (показатели рентабельности).

Статистический метод относительно точен, но требует значительного объема ретроспективных данных и в то же время не учитывает резких изменений в инвестиционной политике предприятия и влияния внешних факторов. Для преодоления этих недостатков используют экспертный метод. Он основан на усреднении экспертных оценок риска.

При данном методе, как правило, выявляются вероятные, маловероятные и случайные группы факторов риска. К вероятным относятся хорошо известные и ожидаемые предпринимателем обстоятельства; к маловероятным — известные факторы, степень появления которых крайне мала. В группу случайных включаются факторы, которые не учитывались экспертами. В ходе анализа эксперты могут давать оценки вероятности возникновения различных потерь (в денежном или процентном выражении), степени вероятного риска. По степени риска выделяют:

  • допустимый риск — вероятность потери прибыли;
  • критический — вероятность потери прибыли и недополучения части дохода;
  • катастрофический — возможность банкротства.

Практика показала, что для определения степени риска надежнее всего использовать комбинацию статистического и экспертного методов.

Для того чтобы уменьшить степень вероятного риска и одновременно обеспечить достижение заданных уровней рентабельности, необходимо:

  • искать партнеров, располагающих информацией о рынке и достаточными финансовыми средствами. В случае успеха с ними придется разделить часть прибыли;
  • обращаться к услугам внешних консультантов-экспертов, например, для проведения научно обоснованных прогнозов изменения цен, спроса, действий конкурентов;
  • образовывать специальный резервный фонд за счет части прибыли для самострахования;
  • передавать часть риска другим лицам и организациям путем страхования торгового бизнеса.

В России в настоящее время работает масса частных страховых компаний (частично создана законодательная база), страхующих коммерческие операции (коммерческий риск), перевозки грузов. Кроме того, имеется страхование от пожаров, грабежей и других случаев, в результате которых происходит потеря материальных ценностей.

В рыночной экономике распространенным способом снижения риска является хеджирование. В широком смысле под хеджированием понимают создание встречных требований и обязательств (валютного, коммерческого или кредитного характера). При заключении фьючерсных контрактов и опционов хеджирование выступает формой страхования цены и прибыли от нежелательного для продавца снижения или невыгодного для покупателя повышения цены. Как результат — сглаживание резких колебаний цен.

На простом примере проиллюстрируем один из вариантов хеджирования с заключением контракта на продажу товара с поставкой в будущем. Предположим, что на фьючерсной бирже 1 июня цена товара, который должен быть поставлен 1 ноября, установилась на уровне 980 тыс. руб. за 1 т. Продавец заключает контракт, но из-за превышения предложения над спросом текущая цена падает уже в августе до 890 тыс. руб. за 1 т. Соответственно и цена на фьючерсном рынке снижается до 920 тыс. руб. за 1 т.

В подобной ситуации продавец реализует товар на наличном рынке по 890 тыс. руб. за тонну, выкупает контракт и получает следующие результаты:

Текущая цена — 890 тыс. руб./т

Разница в ценах на фьючерсной бирже — 60 тыс. руб./т

Итого — 950 тыс. руб./т

Таким образом хеджер-продавец сгладил снижение цены и реально получил за тонну товара цену, которая превышает текущую рыночную на 60 тыс. руб. и биржевую цену — на 30 тыс. руб.

Коммерческая деятельность: Учебник / Ф. Г. Панкратов, Н. Ф. Солдатова. — 13-е изд., перераб. и доп. — М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2012.


Поделиться

Добавить в закладки
Добавить комментарии
Поиск по сайту
Навигация
Наши партнеры
Статистика
    Top.Mail.Ru
Новые публикации
Навигация по теме