Бумажные носители информации постепенно становятся историей. Сегодня большинство компаний ведет свой документооборот в электронном формате. Внедрение электронных систем документооборота способствует повышению эффективности работы компании и упрощению взаимодействия с различными инстанциями, клиентами, поставщиками, партнерами и т.д.

СЭД – это совокупность программ, которые позволяют создавать, редактировать и распространять файлы с документами. При этом компания сохраняет контроль над этой документацией. Решение купить СЭД обеспечивает возможность контроля отправки и доставки документов, заверки подписей, сохранения архива и т.д.

Возможности СЭД

Данная система позволяет оформлять, редактировать, согласовывать, получать и отправлять различные форматы документов. Она также дает возможность разграничивать доступ и создавать архив. У СЭД гораздо больше возможностей, чем при работе с бумажными документами.

Эта система также необходима для того, чтобы автоматически упорядочивать файлы и тем самым ускорять работу различных отделов компании. Внедрение этой системы исключает множество бюрократических процессов. Это особенно важно для организаций с большим количеством отделов и филиалов.

Одной из наиболее важных функций СЭД считается отслеживание. Эта функция необходима для контроля внесения правок в документы. Она позволяет не только выявить лица, которые изменили документ, но и восстановить его предыдущий вариант.

СЭД также используется для планирования. В этой системе существует возможность указания сроков отправки документов. Еще один плюс заключается в наличии круглосуточного удаленного доступа к системе. Если у пользователя есть соответствующие права доступа, то он может войти в систему как на рабочем месте, так и дома или, например, на отдыхе. При необходимости также можно воспользоваться функцией поиска и быстро найти интересующий файл.

В использовании электронного документооборота есть и финансовая выгода. Он позволяет минимизировать расходы на распечатку.

Классификация СЭД

Существует несколько видов этой системы:

• Электронный архив. Эта система позволяет хранить большие объемы информации и быстро искать требуемые данные.
• С развитыми workflow-средствами. Такие системы обеспечивают движение документов по определенному маршруту. Отсюда и произошло название. «Workflow» в переводе с английского означает «поток работ». Привязка к алгоритмам позволяет предупредить большое количество ошибок при работе с документацией.
• Ориентированные на поддержку управления компанией. Эти системы используются, чтобы создавать, публиковать и совместно работать над определенными документами. Их обычно применяют в государственных учреждениях, больших компаниях и организациях с четкой иерархией.
• Коллаборации. Это относительно новая разновидность СЭД. Она не формализует задачи и не имеет строгой структуры. Основной задачей этой системы является обеспечение удобной совместной работы. Она обеспечивает возможность редактирования файлов, пребывая в различных странах и часовых поясах.
• С развитыми дополнительными инструментами. Эти СЭД имеют CRM-функции для упрощения обратной связи с клиентами.

В заключение остается добавить, что сегодня вполне возможно совмещение СЭД с бумажными документами. Необходимость в этом возникает у компаний, которые ранее работали исключительно с бумажными носителями. К тому же потребность в подобном совмещении возникает из-за того, что многие контрагенты по-прежнему используют традиционные физические носители. Однако можно смело утверждать, что со временем абсолютно все компании диджитализируются и откажутся от бумажного документооборота. Поэтому СЭД можно внедрять прямо сейчас.